Työpaikalta kerrottua:

”Kun meillä pitää kokouksessa miettiä uutta teknistä ratkaisua meidän laiteongelmiimme, talomme asiantuntija tyrmää aina kaikki uudet ideat.  Emme koskaan pääse edes kunnon keskusteluun, kun hän jo tietää mikä meidän uudessa ideassamme on vikana.  Häntä ei voi oikein ohittaa, koska hän on todella hyvä asiantuntija, mutta ongelmaksi on tullut se, etteivät ihmiset kohta enää viitsi ideoidakaan, kun tiedämme jo että hän tyrmää kaiken.  Mitä me voisimme tehdä?  Olen tiimivetäjä enkä keksi mitä voisin tehdä tilanteen parantamiseksi.”

Miten vastata tähän?

Sinun kannattaa ottaa kokouksen johtamisessa käyttöön tietyt periaatteet. Jos jollakulla on ongelma ratkottavana ja hän tuo sen kokouksen käsittelyyn,  kerro, että asian käsittely tapahtuu sellaisten vaiheitten kautta, joilla kullakin on omat pelisääntönsä.  Sinun on kerrottava pelisäännöt, vedettävä vaiheittain ja valvottava, että kussakin vaiheessa noudatetaan siihen kuuluvia pelisääntöjä.

Ensimmäisessä vaiheessa ongelman ”omistaja” esittelee sen huolen tai ongelman, johon hän haluaa läsnäolijoilta ratkaisuideoita.  Kun ”omistaja” kertoo ongelmasta, häntä ei saa keskeyttää tai neuvoa, hänen tulee saada kertoa asiansa kokonaan, ja muiden tulee kuunnella ja yrittää ymmärtää oikein.  Vasta kun hän on kertonut, läsnäolijat saavat kysyä tarkentavia kysymyksiä ymmärtääkseen ongelman kunnolla.  Sinun on keskustelun vetäjänä valvottava, että kukaan ei anna nopeita neuvoja ongelman ratkaisemiseen, vähättele tai mitätöi ongelmaa.

Jos ongelman ratkaisu vaatii paljon taustatietoja, näitäkin voidaan jakaa, mutta ongelmalle ei pidä tarjota ratkaisua.  Ratkaisu tulee pitää mahdollisimman pitkään avoimena, jotta ei nopeilla ratkaisuehdotuksilla tukahduteta ideointia.  Sinun pitää valvoa ja tarvittaessa keskeyttää se, joka ajaa keskustelua sumppuun kritiikillä tai kyynisyydellä.

Seuraavaksi alkaa ideointi. Kannattaa kertoa, että innostumista, rohkaisua ja arvostusta kannattaa tuoda keskusteluun;  kritiikkiä pitää lykätä. Hurjat ja hulluttelevat ideat ovat tervetulleita.  Tämä voi olla hankalaa asiantuntijayhteisössä, jossa asiantuntijalle nopeasti tulee mieleen miksi uutta ideaa ei kannata toteuttaa.  Tässä kohtaa keskustelua on kuitenkin tarkoitus tuottaa vaihtoehtoisia näkökantoja jo vakiintuneille käsityksille. Keskustelun vetäjän on taas ohjattava tilannetta, keskeytettävä kritiikki ja kieltää vähättelevät kommentit. Keskustelussa ensimmäiset ideat ovat yleensä tavanomaisia, myöhemmin syntyy omalaatuisia näkökantoja, ja siksi ideointia kannattaa jatkaa ensimmäisen kierroksen ohi.  Keskustelu saa edetä idean tuottamisesti ideoiden hyvien puolien pohtimiseen ja ideoiden jalostamiseen.  Mitä kaikkea kiinnostavaa tästä uudesta ideasta voisikaan seurata?

Kun idea alkaa vähitellen saada maata jalkojensa alle, voidaan myös ryhtyä arvioimaan tuotetun idean tai ratkaisun käyttökelpoisuutta.  Kun on ohitettu idean lyttäämisen riski, kritiikki voi olla tiukkaakin.  Jos on kyse todellakin uudenlaisesta organisatorisesta, teknisestä tai vaikka johonkin palveluun tai tuotteeseen liittyvästä ideasta, voi olla tarpeen olla hyvinkin huolellinen uuden idean riskeihin liittyvissä asioissa. Kritiikki on siis sallittua, mutta se tulee sijoittaa sellaiseen vaiheeseen keskustelua, jossa se ei pääse tuhoamaan yhteisön ideointia.

Jos alat johtaa teknisten ongelmien käsittelyyn paneutuvia kokouksia tällä tavalla, sinun on syytä selittää osallistujille koko käsittelyn kulku ennen kuin ryhdytte siihen.  Ihmiset, jotka ovat tottuneet toimimaan asiantuntijoina, saattavat huomaamattaan keskeyttää ideointivaiheen.  Sinun pitää valmistautua ohjaamaan osallistujat ongelmaratkaisun eri vaiheitten läpi.  Joskus voi olla hyödyllistä esitellä toimintatapa erityisenä ideointitekniikkana.  Jos onnistutte ratkomaan ongelmaa, kannattaa näyttää ilonsa.  Saattaa olla nimittäin tärkeämpää oppia tämä säännelty ja ideointia tukeva kokouskäytäntö kuin löytää ratkaisu yksittäiseen ongelmaanne.